Sincronizar el correo electrónico entre varios dispositivos

La llegada de los teléfonos móviles ha supuesto un cambio radical en la filosofía laboral de las empresas.

La unión de los teléfonos móviles y las tecnologías de datos han creado un nuevo escenario que nunca se había planteado: la posibilidad de trabajar desde cualquier parte, para ello debes sincronizar adecuadamente el correo electrónico en todos tus dispositivos.

La opción de llevar en nuestro teléfono móvil, (que en realidad es un ordenador de bolsillo), todas las aplicaciones que necesitamos para realizar nuestro trabajo diario, ha permitido romper la cadena que ataba al trabajador a su mesa de trabajo.

Ya no hay razón para no atender a un cliente mientras tomamos un café, estar informados de los últimos cambios en el almacén o asegurarnos de que el presupuesto que nos han pedido llega a tiempo.

Sin embargo, para que todo funcione correctamente es necesario tener en cuenta la configuración que hay que aplicar para que lo que hagamos en un dispositivo se refleje en los demás dispositivos conectados.

Podemos ver un correo electrónico en el teléfono móvil, responderlo desde la tableta y comprobar que nuestro cliente ha respondido desde el ordenador.

Un correo electrónico bien configurado nos permite que todos los buzones contengan la misma información, por lo que un correo que aún no hemos leído aparecerá sin leer en todos los dispositivos, y la respuesta a un correo podremos encontrarla igualmente en todos los dispositivos.

 

Cómo funciona el correo electrónico

Para comprender cómo funciona el correo electrónico, utilizaremos una metáfora.

Imaginemos que todos las cartas llegan al almacén central de correos.

Antiguamente, cada carta era depositada en nuestro buzón -por lo que dejaba de estar en el almacén de correos. A partir de ese momento, lo que hiciéramos con ella era nuestra responsabilidad.

Si tirábamos un correo a la papelera, desaparecía del buzón, y ya no podíamos verlo desde otros dispositivos.

A esta forma de funcionar se le llamaba correo POP (iniciales del nombre Post Office Protocol o Protocolo de la Oficina de Correos).

Los clientes de correo modernos, aunque leamos nuestras cartas (correos) siguen guardando el original en la central, de manera que aunque leamos un correo en un dispositivo, sigue estando disponible y sincronizado en todos los demás.

Este protocolo se llama IMAP (Internet Message Access Protocol).

Sincronizar el correo electrónico entre todos los dispositivos.

Según lo que hemos visto anteriormente, todos los dispositivos, para permitir que estén siempre sincronizados, tienen que estar configurados con el protocolo IMAP.

Esto supone tener un servidor de correo compatible con este protocolo, y que el teléfono móvil, el ordenador de sobremesa, el ordenador portátil, y hasta la tableta, estén configurados con ese mismo protocolo.

Un dispositivo mal configurado puede provocar la desaparición de mensajes, o que aparezcan como leídos o archivados correos que nunca hemos visto, provocando auténticos problemas en la relación con clientes y proveedores, además de transmitir una imagen poco profesional.

Conclusión

El éxito de nuestro negocio se basa en la conexión de todos los departamentos, trabajando de manera coordinada para culminar la mayor cantidad de ventas posibles, por lo que no podemos dejar la sincronización en manos inexpertas.

Es fundamental que la configuración del servidor y de los dispositivos estén en manos de profesionales, que conozcan las necesidades de la empresa y que puedan adaptar las múltiples posibilidades de configuración a las necesidades específicas de cada empresa.

De esta manera, nunca perderemos un correo electrónico y nuestra empresa será cada vez más valorada.

 

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